Charte RSE : manifeste d’une agence de communication engagée

1. Introduction

Présentation de l’agence

Historique de l’entreprise

• 2002 : création de l’agence
• 2007 : recrutement de Line Colineau, graphiste
• 2012 : installation dans les locaux à Mozé-sur-Louet
• 2016 : acquisition d’une agence web, intégration de Nicolas Cartier au poste d’intégrateur/développeur
• 2019 : recrutement de Laura Hauët, en charge des projets numériques
• 2021 : rachat de l’agence par Laura Hauët et Candice Naudin, en charge des projets imprimés
• 2022 : refonte de l’identité visuelle

Origine de la charte

Mettre en mots de manière officielle cet engagement sera en premier lieu utile à nos partenaires labellisés désireux de s’assurer de la cohérence de leurs choix de sous-traitants. Ce travail sera également un outil de vulgarisation et de sensibilisation auprès de tous les publics soucieux de sélectionner une agence de communication responsable.

Si la stratégie globale, les services proposés et les attitudes de travail au quotidien étaient déjà imprégnés des enjeux sociétaux et environnementaux, le choix de revendiquer et d’expliciter ces derniers est le fruit d’une prise de conscience plus récente. Agir pour le mieux ne peut plus suffire. Pour accompagner toujours plus d’entreprises à impact, il est nécessaire d’affirmer ce positionnement vertueux.

2. Gouvernance Responsable

Intégration de la RSE dans la stratégie

La nature même de l’association des gérantes, chacune détenant 50% des parts de l’entreprise, impose l’unanimité dans toutes les décisions. Cela encourage les échanges, l’écoute, le compromis.

L’implantation rurale du siège est également un choix révélateur du message porté par la structure, dans une volonté de proximité, de dynamiser le territoire Loire Layon Aubance et ses acteurs.

La RSE infuse toutes les strates opérationnelles d’une entreprise. Les gérantes, dans leur pilotage quotidien, veillent à mobiliser toutes les parties prenantes, internes comme externes afin que chaque décision stratégique soit en accord avec les ambitions stipulées dans la présente charte.

Leurs réunions hebdomadaires dédiées à la gestion de la structure exploitent les codes de l’intelligence collective. Ensemble, Candice Naudin et Laura Hauët mettent à profit ces temps dédiés pour analyser et résoudre les problématiques rencontrées.

Transparence et éthique

L’agence veille à la mise en place de mécanismes garantissant la transparence des décisions et des pratiques.

À intervalles réguliers, des réunions rassemblant toute l’équipe ont lieu afin de communiquer les éventuelles décisions prises par la gérance. Les salariés sont également associés au processus de réflexion sur certaines thématiques, renforçant la cohésion du groupe, le sentiment d’appartenance à un collectif qui souhaite opter pour des solutions bénéfiques à chacun. Lors des échanges, bien qu’une attitude respectueuse et bienveillante soit toujours exigée de chacun, une liberté de parole est conservée afin que l’écoute et l’empathie soient au cœur de toutes les préoccupations.

Dans l’exécution du travail, une grande autonomie est accordée, instaurant une confiance réciproque.

La disposition des locaux permet plusieurs espaces de travail : open space, bureau isolé, salle de réunion ou de pause… afin que chacun puisse s’installer dans le lieu qui convient le mieux à la tâche qu’il mène ou à l’état d’esprit nécessaire pour s’épanouir. La présence régulière des gérantes au sein des mêmes espaces que le reste de l’équipe permet une transversalité dans les projets mais également une transparence dans les échanges et sujets abordés. Bien que tous les sujets liés au pilotage administratif et à la stratégie d’entreprise ne soient pas exposés aux salariés, ils n’en sont jamais coupés, tenus à distances par des barrières matérielles. Si cela peut parfois être contraignant, c’est le gage d’une compréhension mutuelle des enjeux et tâches liés à chaque poste.

Enfin, certains projets sont confiés à part entière aux salariés, afin qu’ils se les approprient, les mènent comme bon leur semble. Ce fut le cas, par exemple, de la campagne d’affichage interne de sensibilisation aux éco-gestes ou la création d’une plateforme de support pour les sites internet de nos clients.

A certaines occasions, des ateliers de sensibilisation, formations ou évènements dédiés à l’éco-conception, à la prévention sont relayés et proposés à chacun, sur temps de travail. Pour citer un échantillon, notons le module “Éco-concevoir vos papiers graphiques” de Citeo, les campagnes de recyclage des DDE, le défi ADECC x Produit en Anjou, etc.

Gestion des risques

Nous identifions et maîtrisons les risques liés à nos activités grâce à une approche préventive et proactive, permettant de garantir la pérennité de notre entreprise tout en respectant nos engagements envers nos parties prenantes.

Risques financiers

• Suivi rigoureux de notre trésorerie (pointage quotidien, relances régulières, placements prudents).
• Diversification de notre portefeuille client afin de limiter la dépendance.
• Proposition de solutions adaptées aux contraintes budgétaires de nos clients, notamment dans un contexte économique incertain.

Risques opérationnels

• Mise en place de processus clairs pour assurer la qualité et les délais des projets, même en cas d’imprévus.
• Utilisation de logiciels et outils sécurisés et entretenus pour limiter les interruptions ou les pertes de données.
• Formation continue des collaborateurs pour garantir leur montée en compétences et leur adaptabilité face aux évolutions du marché.

Risques liés à la réputation

• Maintien d’une communication soignée et d’une relation de confiance avec nos clients et partenaires.
• Respect strict des engagements pris, notamment en matière d’éco-conception et de responsabilité sociétale.
• Gestion proactive des retours et des éventuelles insatisfactions clients pour transformer les problèmes en opportunités d’amélioration.

Anticipation des évolutions du marché

• Veille active sur les tendances du secteur de la communication et du design pour rester compétitifs et innovants.
• Adaptation de nos offres pour répondre à des attentes croissantes en matière de durabilité et de responsabilité.

3. Droits de l’Homme et des Personnes

Respect des droits fondamentaux

MonaGraphic s’engage à respecter et promouvoir les droits fondamentaux en assurant un environnement de travail éthique, équitable, sûr, inclusif et respectueux des droits humains de toutes les parties prenantes.

Lutte contre les discriminations

L’agence s’attache à la mise en place de politiques pour prévenir toute forme de discrimination et promouvoir l’égalité des chances :

• Sensibilisation à l’accessibilité numérique auprès des collaborateurs et clients, établissement de partenariats avec des experts reconnus pour certains projets.
• Politique de non-discrimination lors des processus de recrutement, d’évolution professionnelle et de gestion des relations humaines.
• Valorisation de la diversité sous toutes ses formes (genre, âge, parcours professionnel, handicap, origine, etc.) et favorisons un cadre de travail inclusif et bienveillant.
• Collaborations externes (partenaires et fournisseurs) également choisies en accord avec ces principes d’équité et de respect.

Protection des données personnelles

De multiples mesures ont été adoptées pour assurer la confidentialité et la sécurité des informations des parties prenantes :

• Respect de la réglementation en vigueur, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), en limitant la collecte et l’utilisation des données personnelles au strict nécessaire.
• Coffres-forts de mots de passe, antivirus, pare-feu, accès par rôles aux sections du serveur, armoires fermées à clefs, système d’alarme des locaux : de multiples sécurités sont mises en place pour protéger les données collectées.
• Choix d’outils open source dès que possible, garantissant l’indépendance vis-à-vis des outils propriétaires.

4. Relations et Conditions de Travail

Qualité de vie au travail

Nous sommes convaincus que le bien-être et l’épanouissement de nos collaborateurs sont essentiels à la qualité des prestations conçues ensemble et à la pérennité de l’agence.

Nous encourageons un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, notamment avec une organisation flexible du travail :

• Semaine de 4, 4,5 ou 5 jours selon les volontés de chacun
• Un jour de télétravail par semaine
• Flexibilité vis à vis des besoins d’horaires décalés (rdv perso, médecin, etc.)
• Convention collective proposant, entres autres, jusqu’à 10 jours ouvrés de congé additionnel pour garde d’enfant malade
• Accès autonome via clés et badges (alarme)

L’environnement de travail est conçu pour être agréable et stimulant, avec des espaces adaptés favorisant la créativité, la concentration et la collaboration :

• Open space lumineux
• Grand plan de travail pour chacun avec meuble de rangement individuel et petits équipements individuels (banette, casier, pot, crayons, etc)
• Salle de pause avec petite cuisine (frigo, évier, micro-ondes, vaisselle, bouilloire, machine à café) fournie en consommables (thé, café, lait, sirop, sucre) et jeux de fléchettes
• Pièce annexe disposant d’un bureau libre pour s’isoler en cas de besoin
• Sièges ergonomiques et confortables
• Matériel informatique de qualité, récent et adapté à chaque poste (types et tailles d’écrans, double écran, claviers silencieux, casques ou écouteurs individuels, etc.)
• Décoration soignée et végétalisée
• Ambiance musicale partagée selon les goûts de chacun

Nous veillons à la prévention des risques psychosociaux en adoptant une approche bienveillante, en limitant les surcharges de travail et les risques de stress. Un suivi régulier est effectué avec chaque collaborateur afin d’assurer un cadre de travail motivant et confortable.

Des temps de partage sont organisés et des attentions proposées aux périodes clés :

• Repas au restaurant à la période de Noël
• Cadeaux aux salariés à la période de Noël
• Cadeau commun de tous les membres de l’agence pour les anniversaires et naissances
• Sortie/Activité commune à la période de Noël
• Temps ludiques partagés lors des pauses déjeuner : jeux de société, fléchettes.

Dialogue social

Afin de maintenir un échange constant, l’agence veille à :

• Informer régulièrement les salariés des décisions stratégiques pour maintenir une transparence dans la vision de la société.
• Se maintenir au courant des évolutions réglementaires afin d’être en conformité avec ces dernières.
• Organiser des réunions de réflexions communes permettant notamment d’échanger sur l’organisation du travail, les projets et les améliorations possibles, renforçant ainsi la co-construction des évolutions de l’agence.
• Mettre à disposition tous les documents obligatoires et fournir les contacts des personnes à solliciter en cas de questions sur les droits et réglementations.

Développement des compétences et évolution professionnelle

Chez MonaGraphic, cela passe par plusieurs leviers :

• Temps de veille et/ou de R&D accordé de manière hebdomadaire (sauf surcharge de production temporaire) afin d’acquérir librement de nouvelles compétences et de maintenir son intérêt pour le domaine.
• Formation continue des salariés par le biais de modules réguliers choisis avec eux, permettant la montée en compétence et le maintien de leur employabilité liée aux évolutions du marché.
• Mise à disposition de ressources permettant le développement des compétences en fonction des évolutions du métier (nouvelles technologies, éco-conception, intelligence artificielle appliquée à la communication).

Rémunération équitable

À la hauteur de ses moyens, l’entreprise met un point d’honneur à :

• Garantir une rémunération juste et transparente, en accord avec les responsabilités et les compétences de chacun.
• Proposer des augmentations et des primes dès que possible sans contraindre les salariés à en faire la demande.
• Discuter de l’évolution des rémunérations ouvertement à la demande de chacun, s’appuyant sur des critères clairs (tâches, responsabilités, autonomie, performance, engagement, situation économique et perspectives de l’entreprise).
• Valoriser la contribution de chaque membre de l’équipe par des modes de reconnaissance autres que financiers (feedback positif, remerciements, implication dans des projets à impact, confiance / absence de contrôle, flexibilité des horaires).

5. Environnement

Chez MonaGraphic, nous sommes conscients de l’impact du secteur de la communication sur l’environnement. Nous intégrons une démarche proactive et responsable visant à réduire notre empreinte écologique, en adoptant des pratiques écoresponsables dans l’ensemble de nos activités.

Gestion de l’entreprise responsable

L’agence a mis en place divers systèmes et outils pour minimiser l’impact environnemental des activités :

Gestion des déchets et émissions

• Politique interne de réduction et tri des déchets (affichage, bacs à disposition).
• Limitation des impressions papier et des consommables plastiques.
• Souci de réduction de la consommation d’énergie (équipement adaptés, bonnes pratiques).
• Prestataire local réalisant le ménage des locaux au moyen de produits sans composants chimiques.
• Sélection de fournitures d’entretien (savons, éponges, torchons) écolabellisées achetées en magasin bio.

Transport

• Co-voiturage lors de déplacements professionnels.
• Analyse des taux d’émissions lors de la sélection des véhicules de société.
• Limitations des déplacements, favorisant les réunions à distance lorsque cela est pertinent.

Achats

• Priorité à l’achat de matériel électronique reconditionné.
• Prise en compte de l’Analyse du Cycle de Vie (ACV) des matériels et matériaux.
• Priorisation donnée, dans la mesure des possibilités techniques, aux outils numériques à faible impact carbone, limitant le stockage de données inutiles.
• Achat de mobiliers et décoration en ressourcerie, seconde main.
• Consommables mis à disposition dans la cuisine achetés en vrac (thé, café, sucre).
• Bascule progressive de tous notre parc de site web vers un hébergement vertueux, dont les data centers sont situés en France et connus pour leur engagement en faveur de l’éco-responsabilité.
• Choix de fournisseurs locaux partageant les mêmes valeurs réduisant ainsi l’impact environnemental lié aux transports des marchandises et favorisant des acteurs engagés dans des démarches responsables. Parmi eux, priorité donnée à ceux disposant de labels et certifications (Imprim’ vert, Envol, FSC, PEFC, Ange Bleu, Lucie 26000, OpQuast, NR).

Sensibilisation

• Participation annuelle au défi ADECC x Produit en Anjou.
• Sensibilisation aux enjeux auprès de nos clients et partenaires, qu’ils nous sollicitent pour notre engagement ou non.
• Diffusion de bonnes pratiques auprès des salariés, encourageant la montée en compétence sur les sujets liés.
• Partage du Référentiel Général d’Écoconception des Services Numériques (RGESN) et analyse de nos productions à travers cette grille de lecture, dans une optique d’amélioration continue.
• Mise à disposition du Guide de la communication responsable.

Éco-conception appliquée aux métiers de la communication

Quel que soit votre projet de communication, nous sommes en mesure de concevoir et réaliser vos créations graphiques sur supports imprimés de manière éco-conçue. Les bonnes pratiques de l’éco-conception sont parfaitement intégrées à nos process et influencent notre manière de créer. Notre rôle, c’est aussi de vous accompagner afin de réduire l’empreinte environnementale de votre communication sans renoncer à son impact.

Découvrir notre méthodologie

 

Attention, l’éco-conception, c’est avant tout une communication raisonnée. N’oublions pas que dans toute démarche responsable, il est toujours possible de faire plus (ou moins)…

6. Pratiques Loyales d’Exploitation

Chez MonaGraphic, nous adoptons des pratiques commerciales éthiques, transparentes et responsables, tant dans nos relations avec nos clients et partenaires que dans la gestion de nos collaborations avec les fournisseurs. Nous nous engageons à agir avec intégrité et à respecter les règles de la concurrence, tout en intégrant des critères de responsabilité sociétale dans nos choix stratégiques.

Lutte contre la corruption

• Nous nous engageons à refuser toute forme de corruption, de favoritisme ou de conflit d’intérêt dans nos relations commerciales.
• Nous établissons une communication transparente avec nos clients, en garantissant une tarification claire et justifiée pour nos prestations.
• Nous nous interdisons toute pratique pouvant manipuler ou influencer de manière déloyale des appels d’offres ou des consultations clients.

Concurrence loyale

• Nous respectons les règles de concurrence loyale, en évitant toute pratique de dénigrement ou de comparaison abusive avec d’autres agences ou prestataires.
• Nous privilégions un positionnement fondé sur la qualité de nos services et notre valeur ajoutée, plutôt que sur une logique de sous-enchère tarifaire.
• Nous veillons à garantir une relation de confiance et de respect mutuel avec nos clients, en leur apportant un conseil honnête et des solutions adaptées à leurs besoins.
• Nous prohibons toute utilisation trompeuse ou abusive de labels environnementaux ou certifications dans nos communications commerciales.

Responsabilité vis-à-vis des fournisseurs

• Nous intégrons des critères RSE dans la sélection de nos fournisseurs et partenaires.
• Nous nous engageons à entretenir des relations durables et équitables avec nos fournisseurs et veillons à respecter scrupuleusement les délais de paiement.
• Nous valorisons le dialogue et la collaboration avec nos prestataires pour les accompagner vers des pratiques plus responsables.
• Nous assurons une transparence totale dans nos collaborations : pas de marges cachées, de pratiques trompeuses ou de reventes de prestations sans valeur ajoutée.

7. Questions Relatives aux clients

La satisfaction et la confiance de nos clients sont au cœur de notre démarche.

Qualité de la relation

• Nous mettons un point d’honneur à communiquer de manière professionnelle et polie avec tous nos clients. Dans le rare cas où les relations pourraient se tendre, nous explicitons notre point de vue de manière claire mais respectueuse.
• Pour tout projet signé, nous faisons preuve de souplesse afin que le livrable final corresponde aux attentes exprimées.
• Politique de service après vente : pour tous les sites web sous contrat de maintenance, une plateforme de support dédiée a été créée dans un souci d’intuitivité, permettant la résolution rapide des éventuelles anomalies. Pour l’ensemble des projets, nous veillons à rester disponibles en cas de besoin suite à la livraison.
• À l’issue de nos collaborations, nous sollicitons un témoignage de la part de nos clients afin de nous assurer de leur satisfaction. Ces derniers sont relayés via notre fiche Google Établissement, nos réseaux sociaux et notre site internet afin de garantir la transparence envers les prospects.
• Nous veillons à communiquer régulièrement avec nos clients, même lorsqu’aucun projet n’est en cours, afin de maintenir le lien humain créé. Cela peut être réalisé par un appel téléphonique spontané, une invitation à un événement ou matérialisé par l’envoi d’une carte de vœux personnalisée.

Sécurité des produits et services

• Nous nous assurons que nos créations graphiques, numériques comme imprimées, respectent les exigences de qualité promues par l’agence.
• Malgré que toute création graphique soit le fruit d’un ensemble d’inspirations, nous nous efforçons de proposer des réalisations originales.
• Pour nos projets web, nous adoptons les meilleures pratiques en matière de sécurité numérique :
  • Hébergement sécurisé et vertueux, relai vers HDS lorsque nécessaire
  • Accès au Back Office protégé
  • Mise en place de protocoles HTTPS
  • Mise en place d’un module de gestion des cookies recommandé par la CNIL
  • Développement de formulaires respectueux du RGPD
  • Mise à disposition d’outils d’emailing respectueux du RGPD
  • Maintenance préventive garantissant la fiabilité et la maintenabilité
• Nous accompagnons les clients par la formation et la remise de supports adaptés lors de la prise en main de leurs outils digitaux pour garantir une utilisation fluide et sans risques.

Information et transparence

• Nous veillons à proposer une offre claire et détaillée, avec des devis transparents et sans frais cachés.
• Nous nous efforçons de fournir nos Conditions Générales de Vente avec chaque devis, sans attendre qu’elles nous soient demandées.
• Nous conseillons nos clients en toute honnêteté, en leur proposant des solutions adaptées à leurs besoins réels plutôt que des services inutiles ou superflus.
• Nous mettons un point d’honneur à expliquer nos choix techniques et créatifs afin d’aider nos clients à mieux comprendre les enjeux de leur communication.
• Nous communiquons de manière transparente sur les impacts environnementaux des supports de communication et proposons des alternatives plus durables lorsque c’est pertinent.
• Nous évoquons nos partenaires et garantissons la qualité des échanges lorsqu’ils sont impliqués dans le processus créatif.

Protection de la vie privée

• Les données qui nous sont confiées sont stockées de manière sécurisée, assurant leur confidentialité.
• Nous prenons l’engagement de ne jamais les revendre ou les exploiter pour nos propres intérêts conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
• Nous sensibilisons nos clients aux bonnes pratiques en matière de cybersécurité et de gestion des données personnelles.

8. Développement Local et Engagement Sociétal

MonaGraphic est une agence de communication ancrée dans son territoire, convaincue que le développement économique et social passe par une collaboration active avec les acteurs locaux. Nous nous engageons à soutenir des initiatives qui renforcent le dynamisme local, à encourager l’implication de nos collaborateurs dans des actions solidaires et à établir des relations durables avec notre écosystème.

Contribution au développement local

• De 2015 à 2023, l’agence de communication angevine organise “La Com’ à la Campagne”, un événement gratuit, accessible à tous, qui célèbre et promeut le développement de projets dans le cadre rural. Ce temps d’échanges favorise la collaboration, le partage d’expériences et de compétences entre professionnels, associations ou collectivités locales.
• Par la suite, MonaGraphic s’engage auprès de l’ADECC afin de mettre en lumière l’économie circulaire et collaborative dans le Maine-et-Loire.
• L’agence est également l’une des 250 entreprises membres de Produit en Anjou, labellisation territoriale destinée à promouvoir les produits et services élaborés en Anjou.
• Depuis 2025, MonaGraphic est membre de Marketing Flow, une communauté engagée à faire des entreprises à impact, la nouvelle norme.
• UFAB49 : Depuis 2025, MonaGraphic est partenaire du seul club féminin professionnel du département. Les angevines évoluent en première ligue nationale de basket et jouent régulièrement des matchs de l’Eurocup.
• Par ailleurs, la société accueille à intervalles réguliers des stagiaires en observation et peut participer à la formation d’alternants en partenariat avec une école de design locale. Le temps consacré permet de leur offrir une première expérience et de transmettre notre savoir-faire.

Engagement bénévole

Chaque année, les associées s’engagent en faveur d’associations et de structures locales, sous la forme de dons financiers mais aussi de mécénat de compétences :

• Association Itinérience & Co : MonaGraphic réalise à titre gracieux certains supports de communication de cet acteur de la formation et de l’accompagnement des particuliers et professionnels.
• Association Cancer Osons : l’équipe participe aux marches annuelles “NordiCancer”, a piloté la création du logo et de l’affiche de l’événement et met en œuvre ses compétences dans le cadre de la refonte de l’identité visuelle et du site web de la structure pour accompagner son développement régional.
• Notre structure apporte ponctuellement son soutien financier ou matériel aux clubs sportifs locaux, acteurs nécessaires sur lien social : M’Osez Sport, UFAB49, Sco Angers Athlé.
• Une conférence gratuite à destination des futurs créateurs (à fortiori des créatrices) d’entreprises a été conçue et animée par Candice Naudin et Laura Hauët, désireuses d’apporter leur soutien au développement de projets solidaires.
• À titre personnel, l’une des dirigeantes est membre du Conseil de développement Loire Angers pour le mandat 2024-2027, un lieu de dialogue et de propositions citoyennes.

9. Suivi et Évaluation

Chez MonaGraphic, nous considérons que la mise en place d’une démarche RSE ne peut être efficace que si elle est régulièrement ajustée. Nous nous engageons à suivre nos progrès, à identifier les axes d’amélioration et à intégrer les retours de nos parties prenantes pour renforcer nos actions responsables.

Indicateurs de performance

Nous définissons des métriques spécifiques pour évaluer l’impact et l’efficacité de notre engagement RSE, notamment :

• Environnement :
  • Pourcentage de clients sensibilisés aux enjeux d’une communication responsable.
  • Pourcentage de projets intégrant une démarche d’éco-conception.
  • Pourcentage des supports imprimés réalisés avec des matériaux certifiés ou recyclés.
  • Pourcentage des sites créés respectant les mesures de poids, nombre de requêtes et CO2 généré recommandées.
• Engagement social et conditions de travail :
  • Nombre d’heures de veille, R&D et formation suivies par les collaborateurs.
  • Note de satisfaction et bien-être des employés (via des entretiens annuels et échanges réguliers).
• Pratiques responsables :
  • Pourcentage de fournisseurs locaux et doté d’une politique RSE pertinente.
  • Nombre de collaborations avec des associations ou projets à impact social et environnemental.

Amélioration continue

• Nous restons à l’écoute des retours de nos clients, collaborateurs, partenaires et fournisseurs afin d’adapter notre stratégie RSE en fonction de leurs attentes.
• Nous organisons des échanges réguliers en interne pour ajuster nos pratiques et partager de nouvelles idées pour améliorer notre impact.
• Nous nous engageons à explorer de nouvelles approches et innovations responsables, en nous tenant informés des évolutions dans notre secteur.